PME : 5 conseils pour se faire payer à temps et ne plus perdre du temps sur vos encaissements

Envoyer des factures, encaisser des paiements, rapprocher les écritures… toutes ces tâches administratives représentent près de 8 % du temps d’une PME française, soit 43,9 milliards d’euros !

Ces activités liées à l’administration financière des encaissements et à la gestion du poste clients freinent la productivité de l’entreprise, sans rien lui apporter sur le plan commercial.

Comment donc récupérer ces précieuses heures ?

Dans ce guide, nous vous proposons 5 astuces pour améliorer l’efficacité de vos processus d’encaissement.

1) Passer à la facturation numérique cloud

Selon une étude GoCardless, un quart des experts-comptables identifie l’usage accru de la technologie et de l’automatisation comme une priorité pour l’année à venir.

Une autre étude suggère que 42 % des dirigeants de PME envisagent d’utiliser la technologie pour moderniser leurs processus opérationnels.

La facturation en ligne permet d'accélérer les paiements. Incluse dans la majorité des logiciels de production comptable cloud tels que Xero, Sage et QuickBooks, cette fonctionnalité vous permet non seulement de gérer vos finances en ligne mais aussi de créer rapidement des factures électroniques aux couleurs de votre entreprise. Plus besoin d’imprimer ou d’envoyer des factures papier : vous pouvez transmettre aux clients vos factures numériques par e-mail, en toute simplicité. Certains logiciels vous proposent même d’y ajouter un bouton “Payer maintenant” pour un paiement en un clic.

2) Oubliez les méthodes de paiement manuelles et reprenez le contrôle sur vos encaissements

Compter sur vos clients pour effectuer des paiements manuels est problématique, dans la mesure où cela revient à leur donner le contrôle sur vos propres encaissements.

Vous utilisez une telle méthode de paiement “push”reposant sur l’initiative du client, comme les virements bancaires ou les paiements uniques par carte ? Il est temps de passer à une méthode de paiement automatique, comme l’ordre de virement permanent ou les paiements récurrents par carte.

Mieux encore, reprenez le contrôle sur vos encaissements grâce à une méthode de paiement “pull” comme le prélèvement automatique. Le prélèvement automatique vous autorise à “extraire” les fonds directement du compte bancaire d’un client, à chaque fois qu’il vous doit un paiement.

Cela vous permet non seulement d’automatiser vos paiements mais aussi de contrôler leur montant et leur date.

En tant que méthode de paiement banque à banque, le prélèvement automatique vous évite le temps perdu à gérer les échecs de paiement dus à la perte ou à l’expiration des cartes bancaires. Finies aussi les conversations désagréables avec vos clients, pour les relancer ou leur demander leurs nouvelles données de carte bancaire.

A la clé : des flux de trésorerie renforcés. Une étude GoCardless révèle que les entreprises qui utilisent le prélèvement automatique pour leurs traiter leurs paiements passent moins de temps à relancer leurs clients.

(Source: Étude 2018)

3) Automatiser le rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est une tâche chronophage mais incontournable. Avec le bon logiciel, vous pouvez automatiser l’ensemble de ce processus. Comment ? En intégrant votre interface de paiement à votre logiciel de facturation.

Avec GoCardless par exemple, vous pouvez intégrer les prélèvements automatiques avec les logiciels de facturation les plus courants comme Sage, Ibiza et EBP. Une fois configurés, les paiements sont collectés par prélèvement automatique, puis automatiquement rapprochés de vos factures.

Passer à une solution de paiement comme GoCardless peut avoir un impact majeur sur l’efficacité de votre entreprise – 84 % des PME britanniques affirment passer moins de temps sur la relance clients, et 74 % d’entre elles déclarent passer moins de temps sur le rapprochement bancaire.

4) Configurer des alertes pour les échecs de paiement

Un paiement qui échoue engendre un vrai casse-tête administratif et financier pour votre entreprise. Plus vite vous êtes averti de l’échec de paiement, plus vite vous pourrez agir.

Avec le bon logiciel en place, vous êtes prévenu rapidement en cas d’échec de paiement. GoCardless vous envoie un e-mail lorsqu’un paiement ne peut être collecté par prélèvement automatique, comme habituellement. Vous pouvez alors agir en temps réel, soit en tentant de refaire paiement une nouvelle fois, soit en contactant le client pour convenir avec lui d’une nouvelle date de paiement ou mettre en place un nouveau mandat.

5) Relancer automatiquement les clients “mauvais payeurs”

Les retards de paiement plombent la trésorerie des cabinets d’expertise-comptable comme celle des petites entreprises. Trouver le moyen d’accélérer ces paiements tout en limitant la charge de travail liée à la gestion du poste clients est donc essentiel.

Associées à une large gamme d’applications de suivi des crédits, les fonctionnalités intelligentes de votre logiciel comptable cloud vous permettent d’automatiser le processus de relance des clients retardataires. Des applications telles que Chaser et Fluidly vous aident à garder le montant de votre dette accumulée sous contrôle, et incluent l’envoi automatique des e-mails de relance à vos clients.

* Enquête Xero/GoCardless menée en 2018 auprès de 736 PME utilisant le prélèvement automatique via GoCardless.