Comment fichier des écritures comptables

Grandes entreprises ou entrepreneurs individuels : tous ceux qui s’occupent de leur comptabilité doivent en connaître les principes de base. Les écritures comptables et les fichiers dans lesquels elles sont répertoriées en font partie.

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les écritures comptables dans cet article : leur utilité, ce qu’elles doivent contenir, et enfin dans quel type de fichier vous devez les répertorier.

Qu’est-ce qu’une écriture comptable ?

Pour une entreprise, qu’elle soit individuelle ou non, la comptabilité est essentielle afin d’obtenir des informations claires et précises sur son activité, son patrimoine et ses actifs. Avoir des mesures précises permet de mieux contrôler les investissements et la gestion de ladite entreprise.

Pour se faire, des données doivent être inscrites dans les fichiers comptables. Il s’agit des écritures comptables, qui correspondent aux transcriptions des flux financiers, économiques ou commerciales des comptes d’une entreprise. Les écritures comptables sont la base de la pyramide comptable, le fondement sur lequel tout le processus de comptabilité repose. Il est donc important de veiller à leur exactitude et à leur précision, afin d’obtenir des résultats fiables.

Les écritures comptables alimentent le bilan, le compte de résultat et l’annexe, qui constituent l’état financier de l’entreprise.

Présenter et justifier une écriture comptable

Chaque écriture comptable doit être présentée en au moins deux lignes, elles-mêmes divisées en plusieurs colonnes contenant diverses informations. Les deux colonnes les plus importantes sont la colonne « débit » et la colonne « crédit » puisque, pour que la comptabilité de l’entreprise soit équilibrée, ces deux colonnes doivent être égales à la fin de la saisie de l’écriture comptable. C’est le principe de la partie double, sur lequel repose la comptabilité d’entreprise. Chaque débit doit être accompagné d’un crédit du même montant.

Il est important de noter que chaque écriture comptable doit être justifiable, et donc justifiée, via un document qui vient prouver le débit ou le crédit. Par exemple, pour la plupart des ventes et des achats, il s’agira d’une facture. Tout ce qui concerne la banque sera justifié par les relevés bancaires, tandis que ce qui concerne les paies sera justifié soit par les bordereaux de charges, soit par les journaux de fiches de paie.

Comme nous l’avions conseillé pour les factures d’auto-entrepreneur, dans un article que vous pouvez consulter ici, il est indispensable de numéroter toutes les écritures comptables. Vous pourrez ainsi les retrouver en cas de besoin de justification ou de vérification.

Au minimum, une écriture comptable doit comporter :

• la date d’édition

• un numéro de référence

• la description de l’opération (libellé)

• les comptes affectés par l’opération

• le montant de l’opération

• la direction de l’opération, c’est-à-dire crédit ou débit

En quoi consiste le fichier d’écritures comptables

Vous en savez désormais davantage sur les écritures comptables, mais qu’en est-il du fichier qui les contient ?

En cas de contrôle, les entreprises qui tiennent leurs comptes de manière informatique doivent pouvoir présenter un fichier (dématérialisé) à l’administration.

Ce fichier des écritures comptables doit exister pour chaque exercice. Toutes les entreprises sont concernées, à l’exception des micro-entreprises.

Le fichier des écritures comptables (FEC) doit être obligatoirement présenté en cas de contrôle depuis 2014. Il doit comporter dans l’ordre les informations suivantes :

1. Le code journal de l’écriture comptable

2. Le libellé journal de l’écriture comptable

3. Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable

4. La date de comptabilisation de l’écriture comptable

5. Le numéro de compte, dont les trois premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français

6. Le libellé de compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français

7. Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

8. Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

9. La référence de la pièce justificative

10. La date de la pièce justificative

11. Le libellé de l’écriture comptable

12. Le montant au débit

13. Le montant au crédit

14. Le lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)

15. La date de lettrage (à blanc si non utilisé)

16. La date de validation de l’écriture comptable

17. Le montant en devise (à blanc si non utilisé)

18. L’identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Après vérification et en l’absence de sanction ou de rectification, le FEC sera détruit par l’administration fiscale.

En cas de remise non conforme ou de rectification, l’entreprise peut s’exposer à une amende de 5000 euros, ou 10% de majoration des droits.