SEPA machtigingen beheren

SEPA incasso vereist bedrijven om machtigingen te beheren, waaronder:

1. Fysieke inzameling en opslag

2. Updates en aanpassingen

3. Annulering

Deze handleiding leidt je langs de stappen voor het managen van je SEPA incasso machtigingen. Ook onze handleiding over opties voor Toegang krijgen tot SEPA incasso en Betalingen incasseren via SEPA automatische incasso kunnen interessant voor je zijn.

Fysieke inzameling en opslag

Alle ondertekende papieren machtigingen, inclusief latere aanpassingen en annuleringen, moeten door de incassant worden opgeslagen en onderhouden.

De elektronische machtigingsgegevens uit alle papierloze machtigingen en e-Mandates moeten door de incassant worden opgeslagen. Papieren machtigingen moeten worden opgeslagen als het originele document of in een gedigitaliseerd format, afhankelijk van de nationale wetgeving.

Alle SEPA incasso machtigingen moeten worden opgeslagen zolang de machtiging actief is en tot minstens 36 maanden na de laatste incasso.

Updates en aanpassingen

Zowel de incassant als de betaler kunnen de machtiging op elk moment aanpassen.

Alle aanpassingen moeten geaccordeerd worden door jou en de klant. Je hoeft de banken niet te betrekken, maar je moet ze misschien wel informeren over bepaalde veranderingen. Als incassant ben je verantwoordelijk voor het maken en opslaan van wijzigingen in de machtiging.

Incassanten willen wellicht het volgende aanpassen:

• Het unieke machtigingskenmerk

• De naam

• Het Incassant ID De betaler en beide banken moeten op de hoogte worden gebracht van deze aanpassingen. Meer informatie over hoe je deze wijzigingen kunt gebruiken om te switchen van automatische incasso aanbieder vind je in onze handleiding over Machtigingen onderbrengen bij een andere aanbieder.

Betalers willen wellicht het volgende aanpassen:

• Veranderen van bankrekening bij dezelfde bank

• Veranderen van bankrekening bij een andere bank. Dit verandert ook het rekeningnummer en vereist een nieuwe machtiging (de volgende incasso moet ingediend worden als een eerste betaling)

Als incassant moet je geïnformeerd worden door de betaler voordat bovenstaande gegevens aangepast kunnen worden.

Om de machtiging te wijzigen moet je:

1. Alle gegevens van de gewijzigde machtiging elektronisch opslaan.

2. De informatie naar je bank sturen als onderdeel van de volgende incasso.

Wil de incassant of de betaler een van de bovenstaande zaken wijzigen? Dan moet de bank op de hoogte worden gesteld op het moment van de wijziging.

Annuleringen

Als jij of je klant een machtiging wil annuleren, moet dit geaccordeerd worden door beide partijen (tenzij er sprake is van inactiviteit, zie hieronder). Je hoeft geen van beide banken te betrekken.

Voor Zakelijke Europese incasso’s moet de bank van je klant in de voorwaarden opnemen dat de betaler verplicht is om zijn bank te informeren over de annulering van een machtiging. De bank van je klant kan vervolgens de opgeslagen instructies voor het weigeren van ongeautoriseerde incasseringen updaten.

Als incassant ben je verantwoordelijk voor het archiveren en opslaan van gewijzigde documenten (zoals brieven naar je klant waarin je de annulering van een papieren machtiging bevestigt). Als je e-Mandates gebruikt, moet je online annuleren. Papieren en papierloze machtigingen kunnen wellicht ook online geannuleerd worden. Moeten er na de annulering nog betalingen geïncasseerd worden? Dan moet je de informatie over de annulering aan de laatste incasso toevoegen.

Elke machtiging die 36 maanden inactief is, moet automatisch door jou worden geannuleerd.

Als een machtiging eenmaal geannuleerd is, kan deze niet opnieuw worden gebruikt. Je kan geen betalingen meer incasseren op basis van deze machtiging. Wil je toch nog betalingen incasseren? Dan moet je een nieuwe machtiging aanmaken.

SEPA incasso machtigingen via GoCardless

GoCardless biedt een online management service voor machtigingen:

• Geautomatiseerde antwoorden op berichten van de banken.

• Wijzigingen worden op aanvraag gemaakt en automatisch doorgevoerd in alle toekomstige machtigingen.

• Annuleringen op aanvraag (of automatisch na 36 maanden). GoCardless bewaart de machtigingsgegevens tot 14 maanden na de annulering.

Kortom: je hoeft zelf geen enkel document of machtiging te verzamelen of op te slaan. Dat regelen wij allemaal voor je.

Meer weten over het incasseren van automatische incasso’s binnen Europa? Of contact opnemen met GoCardless? Ga naar de GoCardless website.