B2B-Zahlungsverkehr: ein veraltetes System

B2B-Zahlungsmethoden können bei Weitem nicht mit ihren B2C-Pendants Schritt halten.

Letztere haben sich von physischen Methoden weg entwickelt und weisen eine beträchtliche Menge an Innovationen, wie die kontaktlose Bezahlung, E-Commerce-Transaktionen, Zahlungen per Mobiltelefon und P2P-Zahlungen auf.

B2B-Zahlungen hingegen sind in der Vergangenheit stecken geblieben. Umständliche Prozesse und Probleme, wie eine Vielzahl fehlgeschlagener Zahlungen, Zeitverlust durch einen hohen Verwaltungsaufwand, hohe Risiken rund um den Cashflow, unangenehme Gespräche mit Kunden zum Eintreiben von Forderungen sowie potenzielle Datensicherheitsprobleme geben den Takt vor.

Auch wenn Teile des B2B-Prozesses digitalisiert wurden, gibt es noch immer große Lücken. Die meisten Zahlungen erfolgen weiterhin per Banküberweisung. Fast die Hälfte aller globalen Geschäftstransaktionen werden noch immer auf dem Papier abgewickelt. Um genau zu sein: 58 Billionen US-Dollar im Jahr 2016 (Oxford Economics, Euromonitor International, Kaiser Associates, McKinsey Payment Data, Mastercard).

Die verzögerte Digitalisierung wird oft auf den komplexen Charakter von B2B-Zahlungen zurückgeführt. Denn die meisten Transaktionen beziehen mehrere Stakeholder mit ein, werden in der Regel Bestellungen und Budgets zugeordnet und manuell verwaltet.

Wir haben mit einer Reihe von Unternehmen gesprochen und sie zu ihren Ansichten über Geschäftstransaktionen befragt.

Das große Problem mit dem Einräumen von Zahlungsfristen

Tim Grinsdale ist Inhaber eines E-Commerce-Unternehmens namens TOAD Diaries, das Tagebücher und Terminplaner aus Papier herstellt. Das Unternehmen umfasst zudem eine Handels-/B2B-Komponente, hauptsächlich in Form einer Buchbinderei.

Er ist der Meinung, dass in Geschäftstransaktionen schon lange der Wurm drin ist. Denn sie hätten seine Firma schon fast zweimal in den Ruin gestürzt. „Das Problem hängt mit dem Cashflow zusammen.“, erklärt Grinsdale.

„Das Vereinbaren von Zahlungsfristen mit unseren Kunden bedeutet, dass wir oft im Voraus für alle Materialien bezahlen, die Bücher herstellen, das Endprodukt versenden und dann die Rechnung ausstellen, was unseren Cashflow enorm belastet. Viele unserer Kunden zahlten nicht pünktlich, was das Problem nur noch verschlimmerte.“

Das alles hat sich vor etwa einem Jahr geändert. „Ich habe eine Bedingung über die Vorauszahlung in Höhe von 50% und eine Zahlungsfrist von höchstens 30 Tagen eingeführt. Wir haben dabei tatsächlich eine Handvoll Kunden verloren, doch die finanzielle Lage des Unternehmens, insbesondere im Hinblick auf den Cashflow, hat sich stark verbessert. Wenn wir das nicht angepasst hätten, wären wir meines Erachtens nicht mehr im Geschäft.“, so Grinsdale.

Sein Unternehmen verwendet bei 80% seiner Handelsaktivität die Banküberweisung als Zahlungsmethode. Das bedeutet, dass die Mittel sofort verfügbar sind (sowohl Bargeld als auch Schecks können in dieser Hinsicht problematisch sein). Dennoch müssen wir über die reine Banküberweisung hinausschauen, um das veraltete System der Geschäftstransaktionen wirklich wieder in Ordnung zu bringen.

Obwohl die Banküberweisung, im Hinblick auf die manuelle Verwaltung, besser funktioniert als Bargeld und Schecks, ist sie immer noch eine so genannte Push-Zahlung. Diese sind nicht automatisiert und verlangen vom Zahler, Ihrem Kunden, dass er an das Bezahlen denkt. Sie als Zahlungsempfänger haben keinerlei Kontrolle über den Zahlungseinzug, wie es bei den so genannten Pull-Zahlungen der Fall ist.

Das Problem, eines nicht einheitlichen B2B-Zahlungssystems, überwinden

BoroughBox verkauft Lebensmittel und Getränke von mehreren hundert unabhängigen Produzenten im Vereinigten Königreich.

Andrew Lawson, Gründer und CEO, kennt beide Seiten. Sein Unternehmen nimmt Kundenzahlungen über einen Marktplatz entgegen und profitiert von dem daraus resultierenden, stabilen Cashflow. Gleichzeitig nimmt das Unternehmen auch Zahlungen im Namen anderer Unternehmen von Kunden entgegen und überweist dieses Geld (abzüglich der Provision) jeden Monat zur gleichen Zeit.

“Das System funktioniere gut”, bemerkt Lawson. Er erkennt jedoch einen deutlichen Unterschied zwischen dem System der B2B- und der B2C-Zahlengen. „Wir bieten Logistiklösungen (Lagerung, Kommissionierung, Verpackung und Versand) für eine steigende Zahl von Unternehmen an. Die eingehenden Zahlungen sind sporadisch, inkonsistent und unglaublich schwierig zu handhaben.“, sagt Lawson.

„Wir müssen finanzielle Ressourcen aus einem anderen Teil unseres Unternehmens verwenden, um die Kosten für den Zahlungsverzug von unseren B2B-Kunden zu kompensieren. Das wiederum hat einen Dominoeffekt auf die Art und Weise, wie wir unsere Lieferanten bezahlen.“

Das Hauptproblem von Geschäftstransaktionen ist, dass es kein endgültiges, universelles System gibt, an das sich alle Unternehmen halten. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Kennzahlen und Zahlungsbedingungen, wobei einige Kredite anbieten, andere den vollen Betrag im Voraus verlangen usw.

Dieses permanente Chaos verursacht eine finanzielle Instabilität! Unternehmen jonglieren mit Summen und versuchen mit Geldern aus verschiedenen Töpfen die anfallenden Rechnungen und Gehälter zu begleichen.

Sie können es sich so vorstellen: Kommt ein Anbieter für Konsumentenkredite zum Stillstand, weil nur eine Partei nicht synchron ist, dann stellen Sie sich die Belastung einer B2B-Zahlungskette vom ersten Produzenten bis zum Endkunden und jeder Partei dazwischen vor.

Nehmen Sie dieses Szenario und multiplizieren Sie es mit einem Unternehmen, das alles vom Produkt bis zum Service kauft und verkauft. Und multiplizieren Sie die Anzahl der Unternehmen, die dasselbe tun. Das ist eine enorme Herausforderung.

„Wir verfügen über die Technologie – nutzen wir sie!“

Es gibt zahlreiche Lösungen, um die Belastung über die gesamte Kette zu verringern. Aber wie kann man jedes Unternehmen dazu bringen, sich an dieselben Regeln zu halten? Genau hier liegt die Problematik!

„Eine Lösung, von der ich oft dachte, sie würde funktionieren, ist der Einsatz bestimmter Technologien, die wir verwenden, um Zahlungen für Verbraucher über einen festgelegten Zeitraum zu verteilen.“, sagt Lawson.

„Es wird immer alltäglicher, dass Verbraucher Waren oder Reisen kaufen können, und anstatt eine Anzahlung zu leisten und dann den vollen Betrag oder alles im Voraus zu zahlen, stimmen sie einfach den Zahlungsbedingungen des Verkäufers zu und bekommen Raten in Rechnung gestellt.“

Lawson argumentiert, dass diese Methode auf die Unternehmenslandschaft angewendet werden könne, um Umlaufvermögen einfacher freizusetzen, das jedes Unternehmen zum Überleben braucht.

„Das muss nicht monatlich, sondern kann auch wöchentlich erfolgen. Wir stellen zum Beispiel Rechnungen an unsere Logistik-Kunden mit vierwöchigem Zahlungsziel aus und verlangen jede Woche eine Zahlung in Höhe von 25%.“, erklärt er.

Unter dem Strich hilft jede noch so kleine Menge an Umlaufvermögen. Denn wenn Sie täglich Geld aus verschiedenen Einnahmequellen erhalten, lässt sich das Geschäft sehr viel einfacher planen.

„Die meisten Unternehmen bezahlen entweder alle ihre Rechnungen am Monatsende oder tätigen schubweise mehrere Zahlungen auf einmal, woraus der Engpass entsteht. Wir verfügen über die Technologie, um das Problem aus der Welt zu schaffen – nutzen wir sie!“, schlussfolgert Lawson.

Die Zahlungsmethoden im Wandel

Ein Großteil der in diesem Artikel angeführten Probleme ergibt sich aus den push-basierten Zahlungsmethoden, die Unternehmen die Kontrolle entziehen, weshalb diese sich darauf verlassen müssen, dass Kunden an eine pünktliche Bezahlung denken.

Der Wechsel zu einer pull-basierten Methode, wie dem Lastschriftverfahren, ist ein Weg aus dem Chaos. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Pull-Zahlungen vom Zahlungsempfänger, also Ihnen, veranlasst werden.

Eines der Unternehmen, das die Umstellung auf Pull-Zahlungen vollzogen hat, ist The Wow Company. Sie ist eine Firma von Cloud-Buchhaltern und Unternehmensberatern, die darauf abzielen, die Buchhaltung weniger langweilig und das Finanzwesen von Kleinunternehmen spannend zu gestalten.

„Als Unternehmen stellen wir regelmäßig Rechnungen aus. Vor einem Jahrzehnt bedeutete dies, die Daten und Beträge in einer Word-Datei zu ändern und die Rechnung einer E-Mail beizufügen – ein echter Albtraum. Man würde jeden Monat Tage damit verbringen!“, so Peter Czapp, Mitbegründer und Geschäftsführer.

„Dann kam die Online-Buchhaltungssoftware Xero auf den Markt und automatisierte den gesamten Rechnungsprozess, doch Kunden nutzten noch immer Daueraufträge, um die Gebühren zu bezahlen. Jedes Mal, wenn ein Kunde seinen monatlichen Betrag änderte oder eine zusätzliche Rechnung zu begleichen hatte, musste dieser Dauerauftrag geändert werden – ein unnötiger Aufwand, der uns und unseren Kunden keinen Nutzen brachte.“

Peter Czapp war der Meinung, dass es eine einfachere Möglichkeit geben müsse, diese monatlichen Gebühren einzuziehen. Die daraus resultierende Suche führte ihn zu GoCardless. Durch das Anbieten der Lastschrift als bevorzugte Zahlungsmethode ist The Wow Company nun in der Lage, Rechnungsbeträge automatisch einzuziehen und hat uneingeschränkten Überblick darüber, welcher Betrag bezahlt wird und wann.

„Anstatt Zahlungseingänge zu überwachen, können sich unsere Mitarbeiter auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung und auf Kundenbeziehungen konzentrieren“, freut sich Czapp.

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